Как увеличить продуктивность вдвое
Анастасия Улитина – помощник главного инженера проекта, работает в ООО «Инстройпроект» уже 3 года.
Анастасия закончила Московский Государственный Строительный Университет, бакалавриат и магистратуру по специальности технология и организация строительного производства.
Анастасия, почему Вы выбрали именно проектирование?
Сначала я работала в строительстве, а потом получилось так, что оказалась в «Инстройпроекте». Именно здесь я начала открывать для себя много нового в процессе проектирования, благодаря чему удаётся поучаствовать в создании объекта с самого его начала.
Что для Вас важно в работе?
Для меня важны возможности развиваться, обучаться новому и быть частью большого процесса, где вся команда нацелена на результат. Самое главное - это использовать функционал даже самых обычных программ по максимуму, даже если это простое «правило» или «быстрое действие» в outlook, которое настраиваешь под себя. Нельзя недооценивать даже обычный эксель, в котором можно создавать необходимые шаблоны и правильно систематизировать информацию. Для исключения рутинных процессов и ускорения работы, мы с командой тестировали различные системы ИДО. Например, Vitro-CAD, Pilot BIM, Vault, TDMS, зачастую мы используем Todoist, из-за импортозамещения рассматривали и Leader Task, для совместной работы удобный вариант - это конечно 365 office. При общении с проектировщиками бывает гораздо быстрее описать задачу именно в Todoist, нежели направлять сообщение через outlook. Это систематизирует процесс, позволяет сортировать и фильтровать задачи, например, по шифру рабочей документации. Конечно, каждая программа имеет как положительные, так и отрицательные стороны, поэтому больше всего хотелось бы достичь формирования единой среды данных и интеграции всего процесса в 1 системе.
Анастасия – профессиональный оптимизатор рабочих процессов. В компании Анастасию ценят за то, что она максимально эффективно использует все возможности и во многом облегчает жизнь коллектива.
Анастасия, какие процессы Вам удалось оптимизировать?
Когда я только начинала работать, было много повторяющихся рутинных процессов. Например, приходилось направлять замечания разработчику в outlook. Сейчас в Todoist создана структура по всем разделам, по подразделениям: нажав на шифр комплекта, сразу видны все итерации по нему, в связи с чем происходила корректировка, его статус. Оперативная информация также фиксируется в календарном графике, к которому у каждого разработчика или его руководителя есть доступ на просмотр. Теперь не нужно искать информацию в outlook. Каждый может посмотреть ее в режиме реального времени, а также выгрузить аналитический отчёт со сроками и статусами. Помимо Todoist в системе 1С под каждое согласование у меня настроены шаблоны, в outlook различные правила, мобильная версия OneDrive и Todoist, чтобы в любое время можно было бы посмотреть статус разработанного комплекта. Также открыт доступ на виртуальное пространство с рабочей документацией и направлен всем подрядчикам и заказчику. Это способствует увязке проектных решений по всем разделам, и у каждого заинтересованного лица всегда есть актуальная версия с электронно-цифровой подписью.
Сколько времени Вам потребовалось для того, чтобы все настроить?
Для того чтобы все настроить, понадобилось не так много времени. И оно, можно сказать, окупилось, за счёт того, что сейчас данные рутинные процессы отсутствуют. Я благодарна своему руководству, которое направляет на создание процесса и даёт возможности обучаться различным программам и совершенствовать свои навыки.
Какие личные качества Вам помогли в создании структурированной системы?
«Лень - двигатель прогресса», - абсолютно согласна с этим выражением. Но конечно, понадобилось стремление открывать для себя всегда новое и интересное, профессионально развиваться, а также коммуникабельность для налаживания рабочего процесса с каждой его единицей.
У Анастасии есть сестра-близнец, которую зовут Аня. Аня работает в другой сфере, но иногда случаются смешные ситуации, когда девушек путают.
Часто случаются такие ситуации: удивление у коллег, когда в конце рабочего дня они видят меня в кабинете, а через минуту, выходя на улицу, оказывается, что мне удалось каким-то образом телепортироваться в метро. В принципе, моя сестра может приходить за меня на работу, так как Face ID на входе нас принимает за одного человека, мы тестировали! И если она будет приходить работать с 18 вечера и до 9 утра, то моя продуктивность увеличится вдвое.